Selko-e
2. Sähköposti

Yhteystiedot

Toiminta

Kurssit ja koulutus

Oppaat ja
ohjeet


Linkit

Keskustelu

Selko-e-projekti
Pinninkatu 51
33100 TAMPERE

Lähetä sähköpostia

Anna palautetta!
2. Sähköposti

Sähköposti on tehokkain ja käytetyin sähköisen viestinnän tapa levittää tietoa. Sähköposti on parhaimmillaan ihmisten kahdenvälisessä viestinnässä tai suhteellisten tarkasti rajattujen ja hallinnoitujen ryhmien välisessä viestinnässä, kuten esimerkiksi järjestön hallituksen työskentelyssä tai paikallisjärjestön sisäisessä viestinnässä. Mitä suuremmaksi käy sähköpostissa vastaanottajien joukko, sitä vähemmän asia koskettaa vastaanottajaa ja sitä enemmän viesti alkaa tuntua roskapostilta, jota kukaan ei halua.

Tärkeintä sähköpostin käytössä yhdistystoiminnassa on se että käytetään oikeita osoitteita, vastataan viesteihin, ja ennen kaikkea käydään säännöllisesti lukemassa yhdistyksen postia. Sähköpostin käyttöä kannattaa kuitenkin miettiä, mikäli aiot käyttää postiasi harvemmin kuin kerran viikossa.

Ilmainen vs. maksullinen
Ilmaisilla sähköposti-osoitteilla pystytään hoitamaan suurin osa järjestötoimintaan liittyvistä sähköpostitarpeista. Suurin ongelma ilmaisissa sähköposteissa on se, että niissä käytettävät yksittäiset liitetiedostot on useimmiten rajattu kooltaan 1-2 megatavuun, joka helposti ylittyy. Ilmaiset sähköpostit ovat usein myös selaimella käytettäviä sähköposteja, joihin ei edes voi liittää sähköpostiohjelmaa. Ilmaiset postit saattavat olla myös muilta ominaisuuksiltaan rajoitetumpia.

Työposti vs. henkilökohtainen
Suurella osalla suomalaisia alkaa olla käytössä työnantajan toimesta sähköposti, jota saa käyttää varsin vapaasti omiinkin töihin. Joskus työnantaja voi rajoittaa sähköpostin tai sähköpostiosoitteen käyttöä ei työtehtäviin kuuluvissa asioissa. Silloin ainoaksi vaihtoehdoksi jää hankkia henkilökohtainen sähköpostiosoite.
Työposteissa voi olla muitakin rajoituksia, kuten esimerkiksi yrityskohtaisesti kielletyt tiedostomuodot, jotka postipalvelin poistaa posteista. Toisaalta työpaikkojen ylläpitämät postit ovat usein paremmin ylläpidettyjä kuin ilmaiset tai kodin Internet-liittymän mukana tulleet postit. Mikäli osoitteesi leviää laajalle tai olet vaihtamassa työpaikkaa, kannattaa jo etukäteen miettiä sitä, mitä sähköpostiosoitetta tulet yhdistystoiminnassa käyttämään. Osoitteen laajan leviämisen lisäksi väärillä sähköpostiosoitteilla on tapana kummitella pitkään, joka taas johtaa viestien joutumiseen väärään osoitteeseen.

Selainposti vs. sähköpostiohjelma
Selaimen, kuten Mozillan tai Firefoxin avulla luettavaa sähköpostia sanotaan selainpostiksi. Samaa postilaatikkoa voidaan lukea ja käyttää monella eri tavalla, mutta ilmaisissa posteissa käyttö on useimmiten rajattu selaimen avulla työskentelyyn. Oikean sähköpostiohjelman käyttäminen tarjoaa selainpostia monipuolisemmat ominaisuudet hyödyntää sähköpostin mahdollisuuksia.

Esimerkkejä sähköpostin käyttötavoista
Asian valmistelu, aivoriihityöskentely
Mielipiteiden keräys
Kokousmateriaali etukäteen
Ajankohtaiset asiat
Kokouspöytäkirjojen jakelu

Liitetiedostojen käyttö
Koska useimmilla ihmisillä sähköpostilaatikoiden koko on rajattu, kannattaa tarpeettomien liitteiden lähettämistä välttää. Tarpeettomia liitteitä ovat sellaiset liitteet, jotka esimerkiksi sisältävät pelkää tekstiä, jonka muotoilulla ei ole väliä. (Nämä kannattaa lähettää tavallisena tekstinä) Tarpeettomia ovat myös sellaiset dokumentit, jotka ovat verkosta saatavissa. Tällöin kannattaa liittää viestiin dokumentin Internet-osoite ja lähettää pelkästään se. Jos on kuitenkin tarpeen lähettää suuri, yli yhden megatavun kokoinen liite kysy vastaanottajalta pystyykö hänen postinsa ottamaan sen vastaan. Jotkut ihmiset eivät avaa vierailta tulleita sähköpostin liitetiedostoja. Liitetiedostoja kannattaa välttää koska osa ihmisistä lukee sähköpostinsa nykyään kannettavien päätelaitteiden kuten käsitietokoneiden tai kommunikaattorien avulla. Nämä laitteet pystyvät käsittelemään liitteitä rajoitetusti. Liitteiden avaaminen tuottaa usein myös ongelmia, vaikka ne olisivat samalla ohjelmalla tehtyjä.

Ilmaisia sähköposteja:
www.suomi24.fi/posti
www.webinfo.fi
www.luukku.com
www.yahoo.co.uk
www.gmail.com

Sähköpostiohjelmat:
Sähköpostiohjelman tulee olla turvallinen, jos sitä käytetään viestien lähettämiseen ihmisille, joilla ei ole mikrotukea saatavilla 24-h vuorokaudessa.

Eudora wiki.mozilla.org/Eudora_Releases
Maksullinen sähköpostiohjelmien veteraani Eudora perustuu nykyään myös avoimen ohjelmistokehityksen tuotteisiin, ja on käyttäjilleen ilmainen. Eudora on saatavilla ainoastaan englannin-kielisenä.

Thunderbird www.mozilla-europe.org/fi/products/thunderbird
Mozilla-projektin ilmainen Thunderbird ohjelma on saatavilla myös suomeksi.

Virustorjuntaohjelmat ja tietoturva
Sähköpostilla työskenneltäessä tietoturvan merkitys kasvaa. Lähettäessämme ja vastaanottaessamme sähköpostia joudumme ottamaan yhteyden Internetiin. Jos käsittelemme arkaluontoisia asioita, kuten ihmisten henkilö- tai osoitetietoja koneellamme, koneen suojausten täytyy olla kunnossa. Lisätietoja tietoturvakysymyksistä löydät osoitteesta. www.selko-e.fi/tietoturva